tietosuojaseloste | Asuntovalkama Oy LKV

Asuntovalkama Oy LKV tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Rekisterinpitäjä

Asuntovalkama Oy LKV

osoite: Sysmäntie 32, 19700 Sysmä ja Virtakatu 6, 18100 Heinola

Y-tunnus 2560295-6

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

asema/nimi: Raili Valkama, toimitusjohtaja

puhelin: 050 3858 378

sähköposti: raili.valkama@asuntovalkama.fi

postiosoite: kuten yllä

Rekisterien nimet

Asuntovalkama Oy LKV:n asiakasrekisteri, verkkosivujen kävijärekisteri ja henkilöstörekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, miksi keräämme henkilötietojanne

3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin rekisterit sisältävät henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän

sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa;
sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.

b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö

Ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään henkilöltä erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.

e) Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilöstön tietoja työnantajavelvotteiden hoitamiseksi.

3.3 Tietojen käyttötarkoitus

Rekistereissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
mainonnan kohdentaminen
palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
muut vastaavat käyttötarkoitukset.

3.4 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.

Asiakasrekisterin tietosisältö, mitä tietoja keräämme

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
palvelujen muut tapahtumatiedot
reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
oikeushenkilön toimiala
tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

Markkinointirekisterin tietosisältö, mitä tietoja keräämme

Markkinointitarkoitusta varten rekisteritiedoissa käsitellään seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

asiakkaan perustiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
asiakasta kiinnostavat asuntotyypit, hinta- ja sijaintitiedot sekä muut asiakkaan itse ilmoittamat vapaamuotoiset lisätiedot
lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
asiakkaaseen kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot

Henkilörekisteri

Henkilöstörekisteri muodostuu nykyisten työntekijöidemme henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme työantajavelvoitteiden hoitamista varten. Näitä tietoja ovat esim. työntekijöiden nimet, henkilötunnus, yhteystiedot, työsuhteen tiedot ja palkkatiedot.

Verkkosivurekisteri

Verkkosivujemme henkilörekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita keräämme verkkosivujemme kävijöistä ja joita keräämme ja käsittelemme verkkosivujemme toiminnallisuuksien varmistamiseksi sekä verkkosivujemme kehittämistä varten. Näitä tietoja ovat esim. evästeet, tiedot käytetystä selaimesta, verkkosivuilla vietetty aika ja se, mitä reittiä vierailija on saapunut verkkosivuillemme.

Tietojen säilytysaika

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja niin kauan kuin se on tarpeen tietosuojaselosteessa kuvattua käyttötarkoitusta varten. Poistamme rekisteröityjen henkilötiedot, kun meillä ei ole enää laillista perustetta tai tarvetta niiden käsittelyyn.

Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan henkilön suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

Tietolähteet

Saamme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään, tarjouksista, sopimuksista, asiakastapaamisista, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista sekä saada henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten arvontojen, kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Tietojen luovutus, mihin tietoja voidaan antaa

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle. Henkilötietoja voidaan tällä perusteella luovuttaa myös esimerkiksi sellaisille tahoille, joiden neuvontapalveluita rekisterinpitäjä käyttää apuna toimeksiantoja hoitaessaan (esim. lakiasiaintoimistot, toimialajärjestöt). Vastaavasti rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan henkilötietoja, mikäli rekisterinpitäjä on osallisena oikeudenkäynnissä tai muussa oikeudellisessa menettelyssä.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat, asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot sekä tahot, jotka välittävät yhteydenottoja rekisterinpitäjälle, lisäksi henkilötietojamme käsittelevät tilitoimisto ja ulkoistettu tietohallinnon toimija.

Rekisterin suojauksen perusteet, miten suojaamme henkilötietojanne

Suojaamme rekisteröityjen henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä organisatorisin ja teknisin toimenpitein.

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt lähetetään osoitteeseen: raili.valkama@asuntovalkama.fi.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilötietorekistereihin on tallennettu ja myös varmistaa, ettei rekistereissä ole häntä koskevia henkilötietoja.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos henkilötiedoissa on virheitä, on rekisterinpitäjä velvollinen korjaamaan virheet, mikäli rekisteröity sitä pyytää.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistetuiksi rekistereistä, mikäli niiden käsittelylle ei ole lainmukaista perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, kun siihen on lainmukaiset perusteet.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä omalla suostumuksellaan itse antamansa tiedot koneluettavassa muodossa ja hänellä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut henkilötietojen käsittely ei tällöin kuitenkaan muutu oikeudettomaksi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos tämä katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toimintaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallisena valitusviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Rekistöröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, rekistöröidyllä ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot rekistöröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

Muutokset tähän dokumenttiin

Tätä dokumenttia päivitetään aina tilanteen tai lainsäädännön niin vaatiessa.

Dokumentti on päivitetty viimeksi 29.1.2024.